納期遅れ・修正トラブルを防ぐ依頼の確認項目｜受注前のヒアリングと例文

トラブルが起きる典型パターンと、防ぐ順番

納期と修正のトラブルは、だいたい次の4つのどれかです。

防ぐ順番は、①受注前に確認する → ②修正と追加料金のルールを決める → ③余裕のある納期を組む → ④遅れそうなら先に伝えるです。以下、この順に説明します。確認項目全般は契約条件チェックリスト、契約書のくわしい読み方は業務委託契約書の記事にもまとめています。

受注前に確認するヒアリング項目

引き受ける前に聞いておきたいのは、次の項目です。ほとんどは、メールやチャットで質問し、回答を文面で残せば十分です。

仕事の中身に関すること

• 目的と使い道：何のための制作物か。公開先、利用期間、想定する読み手や利用者。
• 成果物の内容と数：点数、ページ数、文字数、サイズ、ファイル形式など。数えられる形で確認します。
• やること・やらないこと：「含むもの」と「含まないもの」の両方。素材の用意、原稿の校正、公開作業、運用サポートなどは見落としやすい項目です。
• 材料の有無と支給時期：原稿、写真、ロゴ、参考資料は誰がいつまでに渡すか。素材が遅れた場合に納期がどうなるか。
• 判断する人：最終確認をするのは誰か。担当者のほかに上司や関係者の確認が入るなら、その人たちの意見が修正に反映される前提で組みます。

日程に関すること

• 希望納期とその理由：公開日やイベント日に合わせた「動かせない日」か、目安か。
• 中間確認の有無：ラフ、構成案、初稿など、途中で見せる段階。
• 確認にかかる期間：先方が見て返事をするまで、何営業日かかるか。
• 検収の方法と期限：いつまでに、何をもって完了とするか。

お金と条件に関すること

• 報酬額、支払期日、消費税の扱い、源泉徴収の有無。
• 修正の回数と範囲、範囲外の依頼があったときの扱い（追加料金）。
• キャンセルや中止になった場合の報酬の扱い。

公正取引委員会のパンフレットとQ&Aでは、フリーランスに業務を委託するとき、発注事業者は直ちに、書面または電磁的方法（メール、チャットなど）で、業務委託をした日、給付の内容、受領の期日、報酬の額と支払期日などを明示する必要があるとされています。明示された条件は、納期や範囲の食い違いが起きたときの根拠にもなります。明示の義務の全体像はフリーランス新法の記事で整理しています。

質問の文面の例

質問の数が多くなる場合は、重要な項目（範囲、納期、報酬）から先に聞きます。契約条件チェックリストでは、項目を選ぶだけで質問文を作れます。「初めての依頼主」や「要件があいまいな依頼」ほど、確認を省かないほうが安全です。

修正回数・範囲の決め方と追加料金の伝え方

修正のトラブルは、「回数」と「範囲」の両方が決まっていないときに起きます。回数だけ決めても、毎回方向性が変わるなら、実質的にやり直しです。

修正と変更を分けて定義する

ここで大事なのは、「指示された内容と違う部分を直すこと」と「依頼の内容そのものを変えること」を区別することです。前者は納品物の品質の問題で、後者は仕事の範囲の問題です。後者を無償で何度も受けていくと、報酬に対する作業量が大きくなります。

修正のルールに入れる項目

• 回数：無料の修正は何回までか。「初稿の後2回まで」のように、起点も決める。
• 範囲：どこまでが修正か。方向性の変更は含まない、と書く。
• まとめて依頼：修正の指示は一度にまとめてもらう。小出しにすると、回数と日程が増える。
• 修正の受付期限：初稿の提出から○日以内、納品後○日以内など。
• 回数を超えた場合：1回あたりの追加料金、または別途見積もりとする。
• 最終的な確認の担当者：修正指示を出すのは誰か。関係者の意見が後から入る場合の扱い。

回数の目安は、作業の種類や報酬額で変わります。決まった正解はありません。報酬の低い案件ほど、1回の修正にかかる時間が収益に響くので、回数を絞る必要があります。修正にかかる時間の見積もりは工数見積もりツールも使えます。

フリーランス法との関係

公正取引委員会のパンフレットでは、禁止行為の一つに「不当な給付内容の変更・やり直し」があります。フリーランスに責任がないのに、費用を負担せずに給付の内容を変更させたり、受領後にやり直させたりして、フリーランスの利益を不当に害することです。発注側の都合でやり直しをさせる場合は、フリーランスが作業にかけた費用を負担する必要があるとされています。禁止行為の対象は、1か月以上の業務委託をしている発注事業者です。

ただし、実際に違反になるかどうかは、取引の内容、委託の期間、発注事業者が対象かどうかで変わります。この記事では判断を行いません。あくまで、「無償で何度でも変更に応じる」ことを前提にしないための根拠のひとつとして、知っておくと役立ちます。困ったときは「フリーランス・トラブル110番」など、公的な相談窓口が使えます。

追加料金の伝え方

追加料金は、作業を始める前に、金額と範囲と日程をセットで伝えるのが原則です。やった後に請求すると、「そんな話は聞いていない」となりやすいためです。

伝え方のポイント

• 事実から入る：元の依頼内容と、今回の依頼内容がどう違うかを並べる。
• 選択肢を示す：追加料金でお受けする案と、元の範囲のまま進める案の両方を示す。押しつけに聞こえません。
• 金額と納期を具体的に：「別途費用がかかります」ではなく、金額と、納期がどう変わるかまで書く。
• 承諾を文面で受け取る：返事が来る前に着手しない。承諾の返信を保存する。
• 感情的にならない：相手の要望を否定せず、範囲のルールとして伝える。

例文：範囲外の依頼への追加料金

同じ型の文面は、取引メッセージ文面ジェネレーターの「追加料金」「修正回数超過」で作れます。

プラットフォームでの追加料金

ココナラのヘルプ（有料オプションの設定について）では、購入者が追加料金を払うことで有料オプションを購入できる仕組みが説明されています。出品者は、オプションの購入の確認が取れた後にサービスを提供する必要があり、有料オプションを必ず購入するよう促す行為は禁止とされています。範囲外の依頼が来たときは、自分でその場の判断で作業を進めず、サービス内の仕組み（オプション、見積り、追加の取引など）で受けられるかを先に確認してください。購入後にオプションを追加できるかどうかは、確認したページには書かれていませんでした。最新の公式ヘルプで確認してください。

納期の組み立て方とバッファ

納期は、「作業にかかる日数」ではなく、「依頼を受けてから納品するまでの全体の日数」で考えます。

納期に入れる要素

1. 作業日数：実際に手を動かす日数。稼働できる曜日と、休む日（土日、祝日、年末年始など）を考える。
2. 確認待ちの日数：先方が確認して返事をするまで。この間、作業は止まります。
3. 修正の日数：修正が入る前提で、日数を最初から含める。
4. バッファ：予期しない遅れに備える余裕。

納期・営業日逆算ツールは、工程ごとの作業日数と確認待ちの営業日を入れると、土日・祝日・年末年始を除いた納品日を出せます。ツールの案内では、修正対応のバッファは初期値20%で、要件があいまいな案件や初めての依頼主では30〜50%を見ておくと安全とされています。確認待ちの日数は、法人なら2〜3営業日、個人なら1〜2営業日が目安です（初回は長めにとって、実績が分かったら調整します）。修正回数に上限を設けておくと、バッファを小さくできます。

計算の例

制作5営業日、中間確認の待ちが2営業日、修正が2営業日の案件で、バッファを20%と考えるとします。作業の合計は5＋2＋2＝9営業日、バッファは9日×20%＝1.8日で、約2営業日です。合計11営業日に、さらに提示する納期として1〜2営業日の予備を足すと、12〜13営業日が目安になります。数字は一例で、あくまで考え方です。実際の案件では、自分の作業ペースや相手の確認速度に合わせて調整してください。

納期を伝えるときのコツ

• 日付で伝える。「約1週間」ではなく、「○月○日（○）までに納品」。
• 前提条件を書く。「素材を○月○日までにいただけた場合」「ご確認を○営業日以内にいただけた場合」。
• 確認の返事が遅れた場合、納期が遅れる可能性も明記しておく。
• 同時に受けている案件の数を確認する。納期が重なるなら、その分を差し引いて見積もる。
• 急ぎの依頼には、特急料金や対応可能かの確認を先にする。

ココナラの「納品予定日」の考え方

ココナラのヘルプによると、納品予定日は、出品者が設定する「サービスの提供が完了するまでの、およそのやりとり期間（1日から最大30日）」で、目安として扱われます。購入者に急ぎの希望や決まった納期がある場合は、購入前にメッセージで確認することがすすめられています。販売実績が3件以上ある場合は、購入から正式な納品までの平均日数が「お届け日の実績」として表示されます。納品予定日を短く設定しすぎると、実績との差が大きくなるため、実際に必要な日数＋バッファで設定します。納品予定日の変更手順は、最新のヘルプで確認してください。

遅れそうなときの連絡

遅れが分かった時点で、期限の前に、新しい見込み日とセットで連絡するのが基本です。「遅れました」の事後報告より、「遅れそうです。○日にお届けします」という先出しのほうが、相手は予定を組み直せます。

連絡のタイミング

• 遅れる可能性が見えた時点（「間に合わないかもしれない」と感じた時点）で、一度状況を伝える。
• 期限の当日や直前は避ける。相手が動ける余裕を残す。
• 新しい見込み日が確定しなければ、「いつ見込みを連絡できるか」だけでも先に伝える。

例文：納期が遅れそうなとき

文面は取引メッセージ文面ジェネレーターの「納期遅延のお詫び」でも作れます。

連絡で守ること

• 理由は短く事実だけにする。言い訳を長く書かない。
• 原因が相手側の遅れ（素材、確認の返事など）にあるなら、責めずに事実を書く（「素材を○日にいただいたため」）。
• 連絡が止まると、トラブルが大きくなります。ココナラのヘルプでは、購入者側のキャンセルリクエストのボタンが表示される条件の一つが、トークルームで出品者から4日間以上連絡がない場合とされています。連絡が途絶えると、取引が取り消されるおそれもあります。
• 修正の途中で遅れそうなら、残りの作業を分けて、先に納品できる部分を提案する。

仕様変更・無制限修正の断り方

断ることは、相手を拒絶することではありません。「範囲を決めて、安心して最後まで仕上げるため」と、前向きな理由で伝えると、角が立ちにくくなります。

断るときの型

1. 感謝または受け止め：要望を聞いたことを伝える。
2. 事実：最初に決めた範囲・回数と、現在の状況。
3. 代替案：追加料金で対応、次の案件として対応、今回は範囲内のみ、など。
4. 相手の選択肢：どれにするか、相手が選べる形で示す。

例文：修正回数を超えたとき

例文：無制限修正を求められたとき（受注前）

例文：途中での仕様変更を求められたとき

条件が合わない場合、断る選択肢もあります。基本条件（業務範囲、報酬、支払期日）の確認に応じてもらえない場合や、無償の変更を当然の前提とされる場合は、受注を見送るほうが損失が小さいことがあります。断る場合の文面も、文面ジェネレーターの「依頼の断り」を参考にできます。

ココナラなどプラットフォームでの注意

プラットフォームでは、取引のルールをサービス側の仕組みと規約が決めています。次の点に注意してください。

• やり取りは原則サービス内で：ココナラ通信（2022年5月号）では、ZoomやLINE、Skypeなどのサービス外への誘導や、それに応じる行為は禁止されており、サービス外のやり取りは運営が履歴を確認できず、トラブル時のサポートが難しくなると説明されています。修正や追加の相談もサービス内のメッセージで行い、記録を残してください。最新の規約はヘルプで確認してください。
• 範囲はサービスページに明記：内容、修正回数、納品形式、対応外のことをサービスの説明に書いておきます。購入者は、そのページを前提に購入します。
• 追加の依頼はオプションなどの仕組みで：有料オプションなど、サービス内で追加の対価を受け取れる方法がないか確認します（前述）。
• 購入前の相談で擦り合わせる：急ぎの希望や詳細は、購入前にメッセージで確認します。
• 連絡を止めない：購入者からのキャンセルリクエストは、出品者から4日間以上連絡がないなどの場合に出せる仕組みがあり、24時間以内に出品者の返信がなければキャンセルが成立し、評価1が付くとヘルプに記載されています。遅れそうなときほど、早めに連絡します。
• クラウドソーシングなど他のサービス：検収や修正のルールは、各サービスの規約で決まっています。契約前に確認してください。

プラットフォームの手数料や値付けはココナラの手数料の記事、修正の手間を単価にどう反映するかは値付けの記事で解説しています。報酬の遅れが起きたときの対応は、未払いの記事を参照してください。

まとめと、まず何をするか

この記事の要点を整理します。

• トラブルの原因は、範囲、修正の上限、確認待ち、連絡の遅れの4つ。受注前の確認で多くは防げる。
• 受注前に、成果物の内容と数、含むもの・含まないもの、素材の提供時期、最終確認者、希望納期、確認にかかる期間を文面で確認する。
• 修正と変更を分け、無料の修正は回数・範囲・期限を決める。範囲外は別途見積もり。
• 追加料金は作業前に、金額と納期をセットにして、選択肢を示して伝える。承諾を文面で残す。
• 納期は、作業日数＋確認待ち＋修正＋バッファで組む。日付と前提条件を書く。
• 遅れそうなら、期限前に新しい見込み日と一緒に伝える。
• プラットフォームでは、規約とサービス内の仕組みに沿って、記録を残す。

今日からできることは3つです。

1. 自分の「ヒアリング項目」を5〜8個に絞って、質問文のテンプレートを作る。
2. 「修正は初稿後○回まで、方向性の変更は別途見積もり」と、サービスの説明や見積書に書き足す。
3. 次の案件で、納期を出す前に、納期・営業日逆算ツールで確認待ちと修正の日数を入れてみる。

この記事の限界・注意点

• この記事は一般的な解説で、法的助言ではありません。修正や追加料金の扱いは、契約内容や取引の事情で変わります。フリーランス法の禁止行為が自分の取引に当たるかは、委託期間や発注事業者の要件の確認が必要で、この記事では判断していません。
• フリーランス法の「不当な給付内容の変更・やり直し」について、Q&Aの詳細な回答や具体的な事例は、今回確認できていません。判断に迷う場合は、公正取引委員会やフリーランス・トラブル110番に相談してください。
• ココナラの納品予定日の変更手順、購入後のオプション追加、納期遅延時の扱い、返金・キャンセルの細部は、今回確認したヘルプには載っていませんでした。サービスの規約・ヘルプは変更されるため、最新の公式情報を確認してください。外部連絡の禁止は2022年のお知らせの記載にもとづくもので、最新の規約で確認が必要です。
• 日数やバッファの割合は、納期・営業日逆算ツールの目安にそろえた一例で、案件ごとに調整が必要です。

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